Yöneticiye kötü haberi yazılı vermek: yapay zekâyla taslak

Kötü haberi yazmak, haberin kendisinden çoğu zaman daha zor gelir. Yapay zekâ size sakin bir ilk taslak verebilir, ama olguları, tarihleri ve kararı siz belirlersiniz.

Aklınıza bir soru mu takıldı?

Sorunuzu ya da aradığınız konuyu yazın Ders bul

Bu derste neler öğreneceksiniz?

• Kötü haberin e-postada hangi sırayla verileceğini
• Olguyu yorumdan ayırmayı
• Yapay zekâya hangi bilgiyi vermeniz, hangisini vermemeniz gerektiğini
• Taslağı göndermeden önce neleri kontrol edeceğinizi

Önce ana mesaj, sonra ayrıntı

Ankara’da bir lojistik firmasında satış sorumlusu olan Selin, en büyük müşterisinin sözleşmeyi yenilemeyeceğini öğrendi. Yöneticisi Murat Bey’e yazması gerekiyor. İlk düşüncesi, olayı baştan anlatıp haberi en sona bırakmak.

Sade yazım ilkelerini anlatan Digital.gov rehberi tersini öneriyor: ana noktayı en başa koyun, okura ne bekleyeceğini söyleyin ve uzun metinlerin başına özet ekleyin. Kötü haber için bu şu demek: ilk cümle haberi versin. “Müşteri sözleşmeyi yenilemeyeceğini bildirdi.” Böyle bir cümle, yöneticinizi ilk satırda bilgilendirir ve gerisini okumaya hazırlar.

Rehber bu ilkeyi genel olarak anlatıyor; kötü haber örneği vermiyor. Bu dersteki sıralama, o ilkenin kötü habere uygulanmış hâlidir.

İyi bir kötü haber e-postasında bulunanlar

Beş parça yeterlidir. Her parça bir ya da iki kısa cümle olabilir.

• Haber: Ne oldu? Tek cümle.
• Olgular: Kim, ne zaman, hangi rakamla? Bildiklerinizi yazın.
• Bilinmeyenler: Henüz öğrenemediğiniz şeyler.
• Etki: İşe, takvime ya da müşteriye nasıl yansıyacak?
• Öneri ve karar: Sizin önerdiğiniz adım ve yöneticiden beklediğiniz karar.

Olgu ile yorumu karıştırmayın. “Müşteri 3 Kasım’da telefonla yenilemeyeceğini söyledi” bir olgudur. “Müşteri bizden soğumuş” ise yorumdur. Yorumunuz varsa açıkça “bana göre” diye başlatın.

Ton: sakin ama net

Kötü haberde iki uç vardır. Biri haberi geçiştiren, öbürü her cümlede özür dileyen metindir. İkisi de yöneticinizin işini zorlaştırır. Aradığınız ton, bir meslektaşa durumu anlatan sakin bir insanın tonudur.

Yapay zekâya tonu açıkça söyleyin: “sakin, saygılı, kısa”. “Çok üzgünüz” ya da “felaket” gibi duygu yüklü sözcükler çıkarsa silin. Haberin ciddiyeti zaten ortadadır; metnin ayrıca bağırmasına gerek yoktur.

Bir başka sorun da yapay zekânın ortalama bir iş yeri e-postası yazmasıdır. Sizin yöneticinizle konuşma biçiminizi bilmez. Taslakta sizin söylemeyeceğiniz bir kalıp varsa kendi cümlenizle değiştirin. Yöneticiniz e-postayı sizden bekler, bir şablondan değil.

Yapay zekâya ne verirsiniz?

Yapay zekâ olayı bilmez; yalnızca siz anlattığınız kadarını bilir. Bu yüzden önce kendi notlarınızı düz cümlelerle yazın. Sonra taslak isteyin.

Kişi adı, kimlik bilgisi ya da müşterinin gizli sözleşme tutarı gibi ayrıntıları komuta yazmayın. Müşteri yerine “büyük müşterimiz” diyebilirsiniz. Kurumunuzda yapay zekâ kullanımı için yazılı bir kural varsa ona uyun. Kişisel verilerle ilgili genel çerçeve için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun üretken yapay zekâ rehberine göz atabilirsiniz; rehberin ayrıntısı duyuru sayfasında değil, bağlantılı PDF dosyasında yer alıyor.

Adım adım uygulama

1. Olguları kendi cümlelerinizle not edin: ne oldu, ne zaman, kimden öğrendiniz, elinizde yazılı belge var mı?
2. Bilmediklerinizi ayrı bir satıra yazın.
3. Haberi tek cümleyle yazın. Bu cümle e-postanın ilk cümlesi olacak.
4. Yapay zekâya notlarınızı, istediğiniz tonu ve kelime sınırını verin; rakam ve tarih uydurmamasını açıkça söyleyin.
5. Gelen taslağı notlarınızla yan yana koyup her tarihi, rakamı ve adı kontrol edin.
6. Yorum gibi görünen cümleleri silin ya da “bana göre” diyerek işaretleyin.
7. Yöneticinizin haberi ilk kez duyacağı ciddi bir durumsa e-postadan önce ya da hemen ardından kısa bir telefon görüşmesi planlayın.

Kontrol listesi

• İlk cümlede haber var mı?
• Tarih, rakam ve isimler notlarımla aynı mı?
• Bilmediklerim açıkça yazılmış mı?
• Bir öneri ve beklenen karar var mı?
• Gizli bilgi ya da kişisel veri komuta girmiş mi?

Sık yapılan hatalar

• Haberi üç paragraf sonraya saklamak.
• Yapay zekânın eklediği tarih ya da rakamı kontrol etmeden göndermek.
• Suçlayıcı ya da aşırı özür dileyen bir ton kullanmak; ikisi de asıl mesajı gölgeler.
• Yalnızca e-postayla yetinmek: çok önemli bir haberi yöneticinize sözlü olarak da duyurmak çoğu zaman daha doğrudur.

Kendinizi deneyin

Kaynaklar

• Digital.gov: Principles of plain language (sade yazım ilkeleri) (İngilizce)
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu: Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (15 Soruda), duyuru sayfası (Türkçe)

Son kontrol: 8 Kasım 2026

Kaynak: yzdersleri.com/ders/yoneticiye-kotu-haberi-yazili-vermek-yapay-zekayla/ · Yapay Zeka Dersleri