İşten ayrılırken devir notu: yapay zekâyla hazırlık

İşten ayrılan birinin zihnindeki bilgi, gittiği gün ofisten çıkar. Yapay zekâ notlarınızı toparlayıp düzenli bir devir belgesine çevirebilir; ama neyin devredileceğini yalnızca siz bilirsiniz.

Aklınıza bir soru mu takıldı?

Sorunuzu ya da aradığınız konuyu yazın Ders bul

Bu derste neler öğreneceksiniz?

• Devir notunda bulunması gereken başlıkları
• Şifre ve gizli bilgilerin nasıl ele alınacağını
• Yapay zekâya ham notlarınızı verip nasıl düzenli bir belge isteyeceğinizi
• Notu devralacak kişiyle nasıl gözden geçireceğinizi

Devir notu neden gerekir?

Adana’da bir ihracat firmasında dış ticaret uzmanı olan Ayşe, iki hafta sonra başka bir şehre taşınıyor. İşini Merve devralacak. Ayşe kafasındaki her şeyi yazmaya çalışıyor, ama hangi bilginin gerekli olduğunu seçemiyor.

Cornell Üniversitesi insan kaynakları sayfası, amacın her şeyi yazmak değil, işin aksamadan sürmesi için gerekeni kaydetmek olduğunu söylüyor. Bilgi açık ve başkaları tarafından erişilebilir olmalı. Sayfadaki kontrol listesi bir şablon; ekipler uygun gördükleri biçimi kullanabilir. Listeden seçtiğimiz başlıca öğeler şunlar:

• Pozisyonun temel sorumlulukları
• Düzenli yapılan işler ve zamanları
• Açık projeler ve yaklaşan tarihler
• Ana iş akışları (adım adım nasıl yapılıyor?)
• Kullanılan sistemler ve araçlar
• Dosya adlandırma düzeni ve ortak klasörler
• İç ve dış önemli kişiler
• Bilinen riskler ve sorunlar
• Süreçleri iyileştirme fikirleri

Şifre yazmayın

Cornell sayfasındaki en önemli uyarı kısa: şifreler paylaşılmamalıdır. Teknoloji ve uygulama erişimi değişiklikleri bilgi işlem ekibiyle koordine edilmelidir. Devir notuna şifre yazmak, hem güvenlik hem de sorumluluk açısından yanlıştır.

Yapay zekâya ham notları verirken de aynı kural geçerli: şifre, kimlik numarası, banka bilgisi ve müşterilerin kişisel verilerini komuta yazmayın. İş arkadaşlarınızın ve müşterilerin iletişim bilgileri de kişisel veridir. Kurumunuzun yapay zekâ kullanım kuralı varsa ona uyun ve iletişim listesini yapay zekâya vermek yerine devir notuna sonradan kendiniz ekleyin.

UMass sayfasından eklenenler

UMass Chan Tıp Fakültesi’nin insan kaynakları sayfası da benzer bir liste veriyor. Projelerin durum raporu, devredilecek kişilere tanıtılması gereken iç ve dış kişilerin listesi, çalışılan dış kurumların listesi ve belli bir süre saklanacak dosya, kayıt ve e-postaların derlemesi.

İki sayfa da ABD’deki üniversitelere ait; kurumunuzun İK kuralları farklı olabilir. Devir sürecinin Türkiye’deki yasal yönleri bu dersin kapsamı dışındadır ve genel bilgi olarak da hukuki değerlendirme içermez.

Devir notu bir kez yazılan belge değildir

Devir notu ayrılmadan önce bitmiş olsa bile, ilk haftalarda devralan kişinin sorularıyla genişler. Bu soruları not edin ve devir belgesinin sonuna “sık sorulan sorular” bölümü olarak ekleyin. Yapay zekâ bu bölümü düzenli bir listeye çevirebilir.

Notu yalnızca devralan kişiye değil, yöneticinize de verin. Böylece belge tek bir kişinin e-postasında kaybolmaz. Ortak bir klasörde, ayrılma tarihi ve son güncelleme tarihiyle saklayın.

Son bir öneri: Notu yazarken devralan kişinin yerine kendinizi koyun. “Bu işi hiç bilmeyen biri bu satırı anlar mı?” diye sorun. Anlamıyorsa, satıra bir cümle daha ekleyin. Kısaltmaları ve içeriden bilinen kelimeleri açıklayın. Örneğin “gümrük raporu” yazıyorsanız hangi sistemden, hangi tablodan hazırlandığını da belirtin; yeni gelen kişi bu iki bilgi olmadan işe başlayamaz.

Adım adım uygulama

1. Ham notlarınızı bir hafta boyunca biriktirin: yaptığınız her tekrar eden işi, yeni karşılaştığınız her açık işi yazın.
2. Şifre, kimlik ve kişisel verileri notlardan çıkarın.
3. Yapay zekâya notları, başlıkları ve “eksik yerleri işaretle, bilgi ekleme” kuralını verin.
4. Gelen belgedeki “DOLDURULACAK” yerlerini kendiniz doldurun.
5. Tarihleri ve dosya yollarını gerçek dosyalarla karşılaştırın.
6. Devralacak kişiyle bir görüşme yapıp notu birlikte okuyun, sorularını ekleyin.
7. Notun son halini yöneticinize ve devralan kişiye gönderin; şifre ve erişim konularını bilgi işlemle ayrıca çözün.

Kontrol listesi

• Düzenli işler zamanlarıyla yazıldı mı?
• Açık projelerin durumu ve tarihleri doğru mu?
• Dosya yerleri gerçekte var mı?
• Hiçbir şifre ya da kişisel veri yok mu?
• Devralacak kişi notu okuyup sorularını sordu mu?

Sık yapılan hatalar

• Devir notunu son güne bırakmak.
• Şifreleri nota yazmak.
• Yapay zekânın boşlukları kendi bilgisiyle doldurmasına izin vermek.
• Notu yazıp devralan kişiyle konuşmamak.

Kendinizi deneyin

Kaynaklar

• Cornell University HR: Knowledge Transfer (İngilizce)
• UMass Chan Medical School HR: Knowledge Transfer Checklist (İngilizce)

Son kontrol: 8 Kasım 2026

Kaynak: yzdersleri.com/ders/isten-ayrilirken-devir-notu-yapay-zekayla/ · Yapay Zeka Dersleri