Çalışma haftasını önceliklendirmek: önemli ve acil ayrımı
- Okuma süresi: 4 dk
- Kod bilgisi gerekmez
Pazartesi sabahı önünüzde on dört iş varsa hepsi aynı anda acil görünür. Yapay zekâ listeyi gruplayabilir; neyin sizin için önemli olduğuna ise siz karar verirsiniz.
Aklınıza bir soru mu takıldı?
Bu derste neler öğreneceksiniz?
- Önemli ile acil arasındaki farkı
- İşleri dört gruba ayırmayı
- Yapay zekâya işleri hangi bilgilerle verip nasıl sıralatacağınızı
- Yöneticinizle öncelik konuşmasını nasıl açacağınızı
Önemli ile acil aynı şey değildir
Ankara’da bir sigorta acentesinde ofis çalışanı olan Fulya’nın haftası şöyle: poliçe yenileme hatırlatmaları, bir müşterinin şikâyet yanıtı, ortak klasörün düzenlenmesi, yeni bir tablo şablonu, yöneticinin “bir bakar mısın” dediği üç ayrı iş. Hepsi bir şekilde “bugün” gibi duruyor.
Önem, işin hedeflerinize ve işinize etkisiyle ilgilidir. Aciliyet ise zamanla ilgilidir; işin ne kadar çabuk yapılması gerektiğini söyler. Bir iş hem önemli hem acil olabilir, biri olup öbürü olmayabilir, ya da hiçbiri olmayabilir.
Bu ayrım sık sık Dwight Eisenhower’a bağlanır. Quote Investigator sayfasına göre ilgili söz, Eisenhower’ın 19 Ağustos 1954’te Evanston’da Dünya Kiliseler Konseyi’nin ikinci genel kuruluna yaptığı konuşmaya dayanıyor. Eisenhower sözü kendisine ait göstermemiş, adı verilmeyen eski bir üniversite başkanından aktarmış. Aynı sayfa, Eisenhower’ın bugün “Eisenhower matrisi” diye bilinen yöntemi kullandığını ise ortaya koymuyor.
Dört kutu
Önem ve aciliyeti birleştirince dört kutu çıkar. Her kutu için bir tavır önerebilirsiniz.
- Önemli ve acil: Hemen yapın. Örnek: süresi bugün dolan poliçenin yenilenmesi.
- Önemli ama acil değil: Takvime yazın. Örnek: ortak klasörün düzenlenmesi.
- Acil ama önemli değil: Mümkünse devredin ya da kısa tutun. Örnek: başkasının yapabileceği küçük bir bilgi talebi.
- Ne önemli ne acil: Bırakın ya da listeden çıkarın.
Bu dört kutu bir araçtır, katı bir kural değildir. Bazı işler iki kutu arasında kalır. Böyle durumlarda yöneticinize sormak en sağlıklı yoldur.
Yapay zekâ nasıl yardım eder?
Yapay zekâ listenizi dört kutuya dağıtabilir, benzer işleri birleştirebilir ve haftanın günlerine yerleştirebilir. Ama işlerin gerçek son tarihlerini ve yöneticinizin beklentisini bilmez. Ona bunları siz söylersiniz. Aksi hâlde “makul” bir sıralama yapar, fakat o sıralama sizin işiniz için yanlış olabilir.
İşleri yazarken müşteri adı ve kişisel bilgi vermeyin. “Bir müşterinin şikâyet yanıtı” demek yeterlidir.
Zayıf komut
Bu haftanın işlerini sırala.
Güçlü komut
Aşağıdaki işleri önemli ve acil eksenine göre dört gruba ayır: önemli ve acil, önemli ama acil değil, acil ama önemli değil, ikisi de değil. Her işin yanına tek cümlelik gerekçe yaz. Sonra grup bazında önerdiğin haftalık sırayı ver. Bilgilerim: 1) Poliçe yenileme hatırlatmaları, son tarih bugün. 2) Bir müşterinin şikâyetine yanıt, müşteri cuma gününe kadar yanıt bekliyor. 3) Ortak klasörün düzenlenmesi, son tarih yok. 4) Yeni tablo şablonu, yöneticim ay sonuna kadar istiyor. 5) Yöneticimin “bir bakar mısın” dediği üç iş, ne zaman istediğini bilmiyorum. Bilmediğim son tarih için sor, tarih tahmin etme. En fazla 150 kelime.
Yapay zekâ çıktısı (örnek)
Önemli ve acil: 1) Poliçe yenileme hatırlatmaları (son tarih bugün), 2) Şikâyet yanıtı (cuma gününe kadar).
Önemli ama acil değil: 4) Yeni tablo şablonu (ay sonuna kadar).
İkisi de değil: 3) Ortak klasörün düzenlenmesi (son tarih yok; haftaya yayılabilir).
Soru: Yöneticinizin üç “bir bakar mısın” işi için ne zaman istediğini öğrenebilir misiniz? Bu işlerin grubu o yanıta göre belirlenir.
Her pazartesi aynı yöntem
Önceliklendirme bir kez yapılıp bırakılan bir iş değildir. Haftanın ortasında yeni bir istek gelebilir. Bu durumda listeyi yeniden yapay zekâya verin; yeni işi ekleyin ve eskilerin kalan sürelerini yazın. Yapay zekâ yeni bir sıralama önerir, ama son kararı yine siz verirsiniz.
Cuma günü kısa bir değerlendirme yapın: Hangi iş beklediğimden uzun sürdü? Hangi iş aslında önemsizdi? Bu notları saklayın; kısa bir dosyada tarihle birlikte tutmanız yeterlidir. Birkaç hafta sonra hangi tür işlerde yanıldığınızı görürsünüz. Yapay zekâya geçmiş haftalarınızın notlarını vererek “hangi tür işleri hep geciktiriyorum?” diye de sorabilirsiniz.
İşlerin içinde kişisel veri varsa, bu notlardan çıkarın. “Müşteri A’nın şikâyeti” demek yeterlidir.
Adım adım uygulama
- Pazartesi sabahı haftanın tüm işlerini tek listede toplayın.
- Her işin yanına son tarihi ve kim beklediğini yazın; bilmediklerinizi “?” ile işaretleyin.
- Kişisel bilgi ve müşteri adlarını çıkarıp işleri yapay zekâya verin.
- Yapay zekâdan dört gruba bölmesini ve sorması gereken eksikleri söylemesini isteyin.
- Eksik bilgileri yöneticinize ya da ilgili kişiye sorun.
- Gruplamayı kendi bildiğinizle karşılaştırıp değiştirin; son sıralama sizin olsun.
- Haftanın her gününe en fazla üç önemli iş yerleştirin; kalanı ertesi güne bırakın.
Kontrol listesi
- Her işin son tarihi biliniyor mu?
- Önemli ama acil olmayan işe de yer ayrıldı mı?
- Yönetici beklentisi belirsiz işler için soru soruldu mu?
- Günde üç önemli işi aşmıyor muyum?
- Yapay zekânın sıralamasını kendi bilgimle düzelttim mi?
Sık yapılan hatalar
- Yapay zekânın sıralamasını değerlendirmeden uygulamak.
- Önemli ama acil olmayan işleri sürekli ertelemek.
- Son tarihi bilinmeyen işi tahminle gruplamak.
- Tüm işleri “önemli ve acil” kutusuna koymak.
İpucu
Öncelik konusunda yöneticinizle haftalık beş dakikalık bir görüşme isteyin. Rework rehberindeki bir örnekte, çakışan acil isteklerle karşılaşan çalışan tam olarak bunu yapıyor.
Kendinizi deneyin
Acil bir iş nedir?
Önemli ama acil olmayan işi nasıl ele almalısınız?
Yapay zekâ bir işin son tarihini bilmiyorsa ne yapmalıdır?
Kaynaklar
- Quote Investigator: What Is Important Is Seldom Urgent… (ikincil kaynak) (İngilizce)
- Rework: Giving Feedback, Models and Examples (ikincil kaynak) (İngilizce)
Son kontrol: 8 Kasım 2026
Kaynak: yzdersleri.com/ders/calisma-haftasini-onceliklendirmek-onemli-acil-yapay-zekayla/ · Yapay Zeka Dersleri
Dersi bitirdiniz mi?
İşaretlerseniz menüde ve ilerleme çubuğunda görünür. Bu bilgi yalnızca sizin tarayıcınızda saklanır.
Öğrenme yolunda sıradaki ders: İşten ayrılırken devir notu: yapay zekâyla hazırlık
Bu ders işinize yaradı mı?
Anonim oydur; kişisel veri toplanmaz.
