Dosya ve klasör adlandırma kuralı: yapay zekâyla taslak

“Rapor_son_final_son2_düzeltilmiş.xlsx” gibi bir dosya adı tanıdık geliyorsa bu ders sizin için. Yapay zekâ kural taslağı çıkarır; kuralı ekibinizle deneyip benimsemek ise sizin işinizdir.

Aklınıza bir soru mu takıldı?

Sorunuzu ya da aradığınız konuyu yazın Ders bul

Bu derste neler öğreneceksiniz?

• İyi bir dosya adında bulunması gereken öğeleri
• Tarihi hangi biçimde yazmanın dosyaları sıralı tuttuğunu
• Yapay zekâyla mevcut dosya adlarından bir kural taslağı çıkarmayı
• Kuralı ekibe nasıl anlatacağınızı ve deneyeceğinizi

Dosya adı bir etikettir

İstanbul’da bir seyahat acentesinin ofisinde çalışan Derya, ortak klasörde şu dosyaları buldu: “Fiyat listesi.xlsx”, “fiyat_listesi_YENİ.xlsx”, “Fiyat listesi son (2).xlsx”. Hangisinin güncel olduğunu ancak dosyayı hazırlayan kişiye sorarak öğrenebiliyor.

Stanford Üniversitesi Kütüphaneleri’nin veri yönetimi rehberi, dosya adlarında tutarlı ve açıklayıcı olmayı öneriyor. Rehbere göre ada proje ya da konu, tarih, veri türü, sürüm numarası gibi dosyaları birbirinden ayıran bilgiler girebilir. Kurallar bilimsel veri için yazılmış olsa da ofis dosyaları için de işe yarar.

Smithsonian Kütüphaneleri ve Arşivleri de benzer bir yaklaşım öneriyor: içeriği anlatan, insan tarafından okunabilir bir ad, tek bir tutarlı desen ve boşluk ya da olağandışı karakterlerden kaçınma. Aynı sayfa adları en fazla 25 karakterde tutmayı öneriyor. Tarih ve sürüm de eklenince bu sınırı tutturmak zorlaşabilir; sınırı ekibinizle birlikte belirleyin.

Kuralın dört ana parçası

Kaynaklardaki ortak öğelerden ofis için basit bir kalıp çıkarabilirsiniz.

• Tarih: Stanford rehberi, dosyaların yıllar boyunca sıralı kalması için YYYYAAGG biçimini öneriyor. 15 Kasım 2026 için 20261115 gibi.
• Konu: Dosyanın ne olduğunu anlatan kısa ve tutarlı bir sözcük. Örnek: fiyat-listesi.
• Sürüm: v01, v02 gibi sıra numarası. Rehber, sıralamanın bozulmaması için baştaki sıfırların kullanılmasını öneriyor (001, 002, 010).
• Ayırıcı: Boşluk yerine tire ya da alt çizgi. Stanford ve Smithsonian boşluktan kaçınmayı öneriyor.

Stanford rehberi ayrıca ~ ! @ # $ % ^ & * gibi özel karakterlerden uzak durmayı ve adların kısa olmasını öneriyor. Türkçe karakterlerin (ç, ş, ğ, ı, ö, ü) kullanılıp kullanılmayacağını kaynaklar ele almıyor; bu kararı ekibinizin kullandığı sistemlere göre birlikte verin.

Yapay zekâ nasıl yardım eder?

Yapay zekâyı iki yerde kullanabilirsiniz. Birincisi, ekibin ortak klasöründeki on beş yirmi dosya adını yapıştırıp bir kural taslağı istemek. İkincisi, bu kurala göre eski adların yeni karşılıklarını liste hâlinde yazdırmak.

Liste çıktısını asla otomatik uygulamayın. Yeni adları elle ya da kontrollü bir yöntemle uygulayın ve önce dosyaların bir kopyasını alın. Dosya adlarında müşteri adı, T.C. kimlik numarası ya da telefon bulunuyorsa bunları komuta yazmadan önce çıkarın; kurumun kuralı varsa ona uyun.

Klasör düzeni de kuralın parçasıdır

Dosya adı kadar klasör yapısı da önemlidir. Smithsonian rehberi, aynı açıklayıcı öğeleri hem klasör hem dosya adında tekrarlamamayı öneriyor. Yani “fiyat-listesi” klasörünün içine “fiyat-listesi_v01” koymak yerine, klasör adı konuyu taşısın, dosya adı yalnızca tarih ve sürümü eklesin.

Klasörleri yıla, projeye ya da müşteri grubuna göre ayırabilirsiniz; hangisinin işe yarayacağı ekibinizin nasıl aradığına bağlıdır. Klasörleri çok derinleştirmemek, aramayı genellikle kolaylaştırır. Yapay zekâya klasör ağacı taslağı da yazdırabilirsiniz: ona ekibin yaptığı işleri sayın, iki seviyeyi geçmeyen bir yapı isteyin.

Önerilen yapıyı hemen uygulamayın. Önce bir test klasöründe iki üç dosyayla deneyin. Ekipten biri kuralı yanlış anlıyorsa kural sade değildir; kuralı değiştirin, kişiyi değil.

Adım adım uygulama

1. Ortak klasörden on beş yirmi dosya adını alın; kişisel bilgi içerenleri çıkarın.
2. Ekipte kimin neyi aradığını düşünün: konu mu, tarih mi, müşteri mi öne çıkıyor?
3. Yapay zekâya kalıbı, tarih biçimini, uzunluk sınırını ve yasak karakterleri söyleyin.
4. Gelen kural taslağını ekipten iki üç kişiyle gözden geçirin.
5. Kuralı bir sayfaya yazın, üç örnek ekleyin ve Stanford rehberinin önerdiği gibi kuralı anlatan kısa bir okubeni.txt dosyası olarak klasöre koyun.
6. Önce dosyaların yedeğini alın, sonra eski dosyaları yeni kurala göre elle yeniden adlandırın.
7. Bir ay sonra kuralı ekiple yeniden konuşun ve gerekirse sadeleştirin.

Kontrol listesi

• Ad tarih, konu ve sürümü içeriyor mu?
• Boşluk ve özel karakterler yok mu?
• Tarih biçimi herkes için aynı mı?
• Kural bir sayfada ve örnekle yazılı mı?
• Yedek alınmadan hiçbir dosya yeniden adlandırılmadı mı?

Sık yapılan hatalar

• Kuralı çok karmaşık yapmak; kimse uygulamaz.
• Dosyaların yedeğini almadan toplu yeniden adlandırma yapmak.
• Tarih biçimini kişiden kişiye değiştirmek.
• Adlara “final” ve “son” gibi sözcükler yazmak; bir dahaki sürümde yanıltıcı olurlar.

Kendinizi deneyin

Kaynaklar

• Stanford University Libraries: Name files (Data best practices) (İngilizce)
• Smithsonian Libraries and Archives: Best Practices for Filenaming, Organizing, and Working with Data (İngilizce)

Son kontrol: 8 Kasım 2026

Kaynak: yzdersleri.com/ders/dosya-ve-klasor-adlandirma-kurali-yapay-zekayla/ · Yapay Zeka Dersleri