Toplantı gündemi hazırlamak

Gündemsiz toplantı, kimsenin ne zaman biteceğini bilmediği bir sohbete dönüşür. Yapay zekâ amacınızı ve süreyi alıp zaman sınırlı bir gündem tablosu çıkarır; toplantının asıl amacına siz karar verirsiniz.

Aklınıza bir soru mu takıldı?

Sorunuzu ya da aradığınız konuyu yazın Ders bul

Bu derste neler öğreneceksiniz?

• İyi bir gündemin dört parçasını
• Amaç, süre ve katılımcıyı asistana nasıl vereceğinizi
• Gündemi tabloya çevirtmeyi
• Süre toplamını neden kendiniz kontrol edeceğinizi

Gündem neden toplantıyı kurtarır?

Antalya’da bir otelin ekip toplantısı olduğunu düşünün: resepsiyon, kat hizmetleri ve mutfak yöneticileri haftalık toplantıya geliyor. Gündem yoksa ilk yirmi dakika geçen haftanın şikâyetlerine gidebilir, asıl karar bekleyen konular konuşulamaz. Gündem, herkesin neye hazırlanacağını ve ne zaman biteceğini önceden söyler.

İyi bir gündem dört şeyi içerir: toplantının amacı, konuların sırası ve süresi, her konuda kimin söz alacağı ve konunun sonunda çıkması beklenen karar ya da iş. Gündemde “ne konuşulacak” yanında “ne kararlaştırılacak” da yazar. Örneğin “mutfak sevkiyatı” yalnızca bir başlıktır; “sevkiyat saatini kesinleştirmek” ise bir sonuçtur. Başlıkları sonuç cümlesine çevirmek, toplantıyı yönlendirmenin en kolay yoludur.

Asistana ne verirsiniz?

Google’ın yöneticiler için yayımladığı örnek komutlar arasında, üç günlük ofis dışı bir ekip toplantısı için etkinlik planı isteyen ve sonrasında gündemi tabloya çevirten ve buz kırıcılar öneren örnekler var. Bu örnekten çıkarılacak ders açık: önce amacı ve süreyi verin, sonra planı isteyin, en sonda tabloya dökün.

Siz de asistana toplantının amacını bir cümleyle yazın: “Bu toplantıda yaz sezonu için vardiya düzenine karar vereceğiz.” Toplam süreyi, katılımcıların rollerini, konuşulacak konuların ham listesini ve bir önceki toplantıda açık kalan işleri ekleyin. Katılımcıların adını yazmanız şart değil; roller yeter. KVKK rehberi, komutlarda gereksiz kişisel veri paylaşmaktan kaçınmayı öneriyor. Kurumun iç raporlarını ve gizli rakamlarını da komuta eklemeyin.

Asistandan şunları isteyin: konu sırası, her konuya süre, her konuyu kimin açacağı ve konunun sonunda alınması beklenen karar. Sonra “bunu üç sütunlu bir tabloya çevir” deyin: Konu, Süre, Sorumlu ve Beklenen çıktı.

Süreyi kendiniz toplayın

Yapay zekâ gündemdeki dakikaları toplarken hata yapabilir. Altmış dakikalık toplantı için çıkan tabloda süreler toplamda yetmiş dakikaya ulaşabilir. Süreleri kendiniz bir hesap makinesiyle toplayın. Toplantının başında ve sonunda birkaç dakika ayırın: açılış ve toparlama. Tablodaki her satırın yanına bir de yedek süre payı bırakmak, geciken ilk konunun bütün toplantıyı kaydırmasını önler. Bunu asistana “her konuya küçük bir pay bırak ama toplam yine sınırı aşmasın” diye söyleyebilirsiniz.

Konular fazla ise asistandan sıralama isteyin: “En önemli üç konuyu öne al, kalanları bir sonraki toplantıya bırak.” Hangisinin önemli olduğuna ise siz karar verin; asistan sizin işletmenizin önceliklerini bilmez. Gemini’nin yardım sayfası da yanıtların hata içerebileceğini hatırlatıyor.

Gündemi toplantıdan en az bir gün önce katılımcılara gönderin. Gmail’de e-posta taslağı hazırlarken, Google’ın yardım sayfasına göre alıcıyı, konuyu ve beklenen eylemi belirtmek iyi sonuç verir. Eylem burada “toplantıdan önce okumanız gereken bir şey var mı, ekleyin” olabilir.

Toplantı gerçekten gerekli mi?

Gündemi yazarken bazen konuların yarısının bir e-postayla çözülebileceğini fark edersiniz. Asistana “bu konulardan hangileri toplantı gerektirmez, yazılı bir duyuruyla çözülür?” diye sorabilirsiniz. Cevap size bir fikir verir; kararı yine siz verirsiniz. Karar bekleyen, tartışma gerektiren konular toplantıya, bilgilendirme niteliğindeki konular yazıya gider.

Toplantı bittikten sonra gündem tablosu karar kaydına dönüşebilir. “Toplantı notlarından görev listesi çıkarın” dersindeki yöntemle notları aynı tabloya işleyin: hangi konuda ne karar verildi, kim ne zamana kadar ne yapacak. Böylece bir sonraki toplantının gündemi, açık kalan işlerle kendiliğinden başlar.

Adım adım uygulama

1. Toplantının amacını bir cümleyle yazın.
2. Toplam süreyi, katılımcı rollerini ve ham konu listesini asistana verin.
3. Önceki toplantıdan açık kalan işleri ekleyin.
4. Asistandan konu sırası, süre, sorumlu ve beklenen çıktıyı isteyin.
5. Gündemi tabloya çevirmesini isteyin.
6. Süre toplamını kendiniz kontrol edin ve taşan konuları ertelenenlere ayırın.
7. Gündemi toplantıdan en az bir gün önce gönderin.

Kontrol listesi

• Toplantının amacı tek cümleyle yazılı.
• Her konunun süresi var.
• Süre toplamı toplantı süresini aşmıyor.
• Her konuda beklenen çıktı yazıyor.
• Gündem toplantıdan önce gönderildi.

Sık yapılan hatalar

• Amaç yazmadan konu listesi vermek
• Gündemi toplantıdan bir dakika önce göndermek
• Süre toplamını kontrol etmemek
• Kurumun gizli rakamlarını komuta eklemek

Kendinizi deneyin

Kaynaklar

• Google Workspace: Yöneticiler için örnek yapay zekâ komutları (Türkçe)
• Gmail Yardım: Gmail’de Gemini ile e-posta taslağı oluşturma (Türkçe)
• Gemini Uygulamaları Yardım: Gemini Uygulamaları’nı kullanma (Türkçe)
• KVKK: Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (15 Soruda) (Türkçe)

Son kontrol: 8 Kasım 2026

Kaynak: yzdersleri.com/ders/toplanti-gundemi-hazirlamak/ · Yapay Zeka Dersleri