Yeni programı ekibe anlatan kılavuz: yapay zekâyla

Ekibe yeni bir program geldiğinde herkes aynı soruyu sorar: “Ben şimdi ne yapacağım?” Yapay zekâ kılavuzu düzenlemenize yardım eder; ekrandaki düğme adlarını ise yalnızca siz yazabilirsiniz.

Aklınıza bir soru mu takıldı?

Sorunuzu ya da aradığınız konuyu yazın Ders bul

Bu derste neler öğreneceksiniz?

• İyi bir adım adım kılavuzun kurallarını
• Her adıma tek eylem koymayı ve konumu önce yazmayı
• Yapay zekânın uydurabileceği menü adlarını nasıl yakalayacağınızı
• Kılavuzu ekibe vermeden önce nasıl deneyeceğinizi

Kılavuz bir adım listesidir

Kayseri’de on iki kişilik bir inşaat malzemeleri firmasında ofis sorumlusu olan Hatice, ekibin sipariş takip programına geçeceğini öğrendi. Herkese tek tek anlatmak yerine, bir sayfalık bir kılavuz hazırlamak istiyor.

Microsoft’un yazım rehberi, adım adım talimat için net kurallar veriyor. Çok adımlı işlemlerde numaralı liste kullanın. Her talimat ayrı bir adım olsun. Aynı yerdeki iki küçük eylem tek adımda birleşebilir. Cümleler tam olsun ve emir kipiyle başlasın; örneğin “Dosyayı açın.” Eylemi yapacağınız yer karışabilecekse, adıma yerle başlayın.

Rehber ayrıca prosedürü kısa tutmayı, mümkünse tek ekrana sığdırmayı ve işlemi bitiren eylemi, örneğin Tamam ya da Uygula’yı seçmeyi, adıma eklemeyi öneriyor. Bu kurallar Microsoft ürünlerinin belgeleri için yazılmıştır; yine de başka programların kılavuzlarında da işe yarayabilir.

Yapay zekâ ekranı görmez

Yapay zekâya “şu programın kılavuzunu yaz” derseniz, benzer programlardan tahmin yürütür. Sizin ekranınızdaki düğmenin adı farklı olabilir. Menü yolunu yanlış yazarsa ekibin kafası karışır.

Çözüm basit: ekrandaki adları siz yazın. Programı açın, her adımı kendiniz yapın ve gördüğünüz düğme ve menü adlarını not edin. Sonra bunları komuta koyun ve yapay zekâya yalnızca düzenleme, sadeleştirme ve sıralama işini verin. Ekran görüntüsü paylaşacaksanız üzerindeki müşteri adlarını, telefon numaralarını ve benzeri kişisel bilgileri önce kapatın.

Kılavuzun iskeleti

Tek sayfalık bir kılavuz beş bölümden oluşabilir. Bunları yapay zekâya baştan söylerseniz çıktı daha derli toplu gelir.

• Başlık: Ne yapılacağını söyleyen kısa bir cümle. Örnek: “Yeni sipariş nasıl girilir?”
• Kimin için: Hangi işi yapan kişi bu kılavuzu kullanacak?
• Adımlar: Numaralı, tek eylemli, emir kipinde.
• Sık karşılaşılan sorun: En fazla iki tane ve çözümü.
• Yardım: Takıldığında kime, hangi kanaldan ulaşılır?

Microsoft rehberi başlıkların da paralel yazılmasını öneriyor: aynı kalıpta, kısa ve kullanıcının yapacağı işi anlatan başlıklar. “Sipariş girme”, “Fatura kesme” ve “Raporu alma” gibi başlıklar yan yana düzgün durur; biri uzun bir cümle olursa göze batar.

Kılavuzu önce bir kişiyle deneyin

Kılavuz bitti diye ekibe göndermeyin. Programı hiç bilmeyen bir iş arkadaşınıza verin ve yanında oturup izleyin. Takıldığı her adım, kılavuzun eksiğidir. Çoğu zaman ilk deneme birkaç eksiği ortaya çıkarır: bir düğmenin yeri, bir kısaltmanın anlamı ya da atlanmış bir adım.

Microsoft’un kontrol listesi, işlem için numaralı adımın her zaman en iyi yol olmayabileceğini de hatırlatıyor. Basit bir iş için tek bir cümle ya da bir resim yeterli olabilir. Kılavuzun uzun olması iyi olduğunu göstermez.

Deneme sırasında deneyen kişiye yardım etmeyin, yalnızca izleyin ve not alın. Kişi bir adımda duraksarsa sorunu o adımda arayın. Yapay zekâya da bu notları verip yalnızca ilgili adımların daha açık yazılmış hâlini isteyebilirsiniz; kılavuzun geri kalanına dokunmasına gerek yoktur.

Adım adım uygulama

1. Programı açıp işi kendiniz baştan sona yapın.
2. Her adımda gördüğünüz düğme ve menü adlarını olduğu gibi not edin.
3. Notları yapay zekâya verip numaralı, tek eylemli bir kılavuz isteyin.
4. Çıkan kılavuzdaki her ad ve menü yolunu kendi ekranınızla karşılaştırın.
5. Ekran görüntüsü koyacaksanız kişisel bilgileri kapatın.
6. Programı bilmeyen bir kişiyle kılavuzu deneyin ve takıldığı yerleri düzeltin.
7. Kılavuzun altına son güncelleme tarihini ve soru sorulacak kişiyi yazın.

Kontrol listesi

• Her adımda tek eylem var mı?
• Düğme ve menü adları ekrandakiyle birebir aynı mı?
• Kılavuz tek sayfaya sığıyor mu?
• Bir kişi kılavuzla işi tek başına yapabildi mi?
• Ekran görüntülerinde kişisel bilgi kalmadı mı?

Sık yapılan hatalar

• Yapay zekâya program adını verip menü yolunu ondan beklemek.
• Bir adıma birden fazla eylem sıkıştırmak.
• Programın bir sonraki sürümünde değişen adları güncellememek.
• Kılavuzu denemeden dağıtmak.

Kendinizi deneyin

Kaynaklar

• Microsoft Learn: Writing step-by-step instructions (İngilizce)
• Microsoft Learn: Procedures and instructions checklist (İngilizce)

Son kontrol: 8 Kasım 2026

Kaynak: yzdersleri.com/ders/yeni-yazilimi-ekibe-anlatan-kisa-kilavuz-yapay-zekayla/ · Yapay Zeka Dersleri