Haftalık iş raporu taslağı hazırlamak

Cuma öğleden sonra rapor yazmak için oturduğunuzda haftanın yarısını unutmuş olursunuz. Yapay zekâ dağınık notlarınızı düzgün bir rapora çevirir; neyin gerçekten yapıldığını yalnızca siz bilirsiniz.

Aklınıza bir soru mu takıldı?

Sorunuzu ya da aradığınız konuyu yazın Ders bul

Bu derste neler öğreneceksiniz?

• Haftalık raporun dört bölümünü nasıl kuracağınızı
• Dağınık notları yapay zekâya hangi biçimde vereceğinizi
• Rakam ve başarıyı asistana neden uydurtmayacağınızı
• Raporu göndermeden önce neleri kontrol edeceğinizi

Rapor neden zor gelir?

Bursa’da bir tekstil firmasında satış sorumlusu olduğunuzu düşünün. Hafta boyunca telefon notları, e-postalar ve toplantı ajandaları birikti. Cuma günü bunların hepsini yöneticiniz için üç dört paragrafa indirmeniz gerekiyor. Zorluk yazmakta değil, ayıklamakta.

Google’ın proje yönetimi için yayımladığı örnek komutlar arasında, yöneticiye gidecek bir durum güncellemesi e-postası var. Şablon üç kısımdan oluşuyor: haftanın başlıca kazanımları, karşılaşılan zorluklar ve gelecek haftanın ilk üç önceliği. Bu yapı, haftalık rapor için iyi bir iskelettir; sizin işinize göre uyarlayabilirsiniz.

Notlarınızın düzgün olması gerekmiyor. “Salı Müşteri A ile görüştüm, fiyat sordu, teklif çarşamba” gibi yarım cümleler de yeter. Asistan bunları düzgün cümleye çevirir. Önemli olan notun doğru olması; tarih ve kişi karışıklığı varsa raporda da karışıklık çıkar. Karışık bir notunuz varsa yapıştırmadan önce tek satırla düzeltin.

Notları nasıl verirsiniz?

Hafta içinde telefonunuza ya da bir dosyaya, günde iki üç satır not düşün. Cuma günü bu notları asistana yapıştırın. Notlarda müşteri, hasta ya da çalışan adı, kimlik ve telefon gibi bilgiler varsa silin ya da “Müşteri A” diye kodlayın. KVKK rehberi, gereksiz kişisel veriyi komutlara eklememeyi öneriyor. Kurumunuzun yapay zekâ kullanımı hakkında bir kuralı varsa ona uyun.

Asistana yalnızca ham notu değil, bölümleri de verin: kazanımlar, zorluklar, gelecek hafta. Okuyucunun kim olduğunu söyleyin: kısa okumayı seven bir yönetici mi, ayrıntı isteyen mi? Uzunluğu belirtin: “en fazla bir sayfa”. Bir bölümde yazacak bir şey yoksa oraya “bu hafta yok” yazın; yoksa asistan boşluğu kendi uydurduğu bir cümleyle doldurabilir.

Rakamları kendiniz yazın. “Bu hafta şu kadar teklif gönderdim” cümlesindeki sayıyı asistan bilemez; bilmeden bir sayı koyarsa raporunuz yanlış olur. Başarıları da şişirtmeyin. “Önemli ilerleme kaydettim” gibi kalıplar sizden değil asistandan çıkmış gibi durur; yerine somut bir cümle isteyin: ne yaptınız, sonuç ne oldu.

Göndermeden önce

Raporu bir kez yüksek sesle okuyun. Yapay zekâ metni ağdalı yapmışsa sadeleştirin. Her cümleyi notlarınızla karşılaştırın: yapmadığınız bir iş yazılmış mı? Gmail’in Gemini yardım sayfası da önerilerin yanlış olabileceğini ve kurumsal kullanıcıların kişisel, hassas ya da gizli bilgi paylaşmamasını söylüyor.

Bir de ton kontrolü yapın. Yöneticinizle ilişkiniz samimi olabilir ama rapor bir kayıttır. Gerektiğinde asistana “biraz daha resmî” ya da “daha kısa” deyin. Aynı raporu her hafta yazıyorsanız ilk haftanın iyi sonucunu bir şablon olarak saklayın.

Aynı notlardan farklı okuyucular

Bazen aynı hafta için iki ayrı metin gerekir: yöneticiye kısa bir rapor ve ekibe daha ayrıntılı bir not. Asistana notları bir kez verip “aynı bilgilerden iki sürüm yaz: biri yöneticim için en fazla yarım sayfa, diğeri ekip için maddeli ve ayrıntılı” diyebilirsiniz. İki sürümde de rakamların aynı olup olmadığını kendiniz karşılaştırın; tutarsızlık, güvenilirliğinizi en çok zedeleyen şeydir.

Dört hafta sonunda dört raporu birlikte asistana verip aylık bir özet isteyebilirsiniz. Burada da yöntem aynı: sayıları siz yazın, asistan yalnızca cümleleri toparlasın. Özetin başına “bu ayın üç ana işi” gibi bir başlık koyduracaksanız, üç işi kendiniz seçin. Asistan hangisinin yöneticiniz için önemli olduğunu bilemez.

Uzun ve ayrıntılı bir raporun herkese iyi geldiğini sanmayın. Yöneticiniz telefondan okuyorsa ilk iki cümle her şeydir. Asistandan en önemli sonucu ilk cümleye taşımasını isteyin.

Adım adım uygulama

1. Hafta boyunca günlük iki üç satır not tutun.
2. Cuma günü notlardaki ad ve gizli bilgileri silin ya da kodlayın.
3. Asistana notları, bölüm başlıklarını ve uzunluk sınırını verin.
4. Rakamları ve tarihleri kendiniz yazın; asistanın koyduğu sayıları silin.
5. Taslağı notlarınızla cümle cümle karşılaştırın.
6. Tonu yöneticinize göre ayarlayın.
7. Gönderin; iyi çalışan biçimi şablon olarak kaydedin.

Kontrol listesi

• Metindeki her rakamı ben yazdım.
• Yapmadığım bir iş yazılmamış.
• Müşteri ve çalışan adı yok.
• Rapor bir sayfayı geçmiyor.
• Gelecek haftanın üç önceliği net.

Sık yapılan hatalar

• Müşteri ya da çalışan adlarıyla birlikte notları olduğu gibi yapıştırmak
• Asistanın koyduğu rakamları kontrol etmeden göndermek
• Başarıyı şişiren kalıpları olduğu gibi bırakmak
• Her hafta sıfırdan komut yazmak

Kendinizi deneyin

Kaynaklar

• Google Workspace: Proje yönetimi için örnek yapay zekâ komutları (Türkçe)
• Gmail Yardım: Gmail’de Gemini ile e-posta taslağı oluşturma (Türkçe)
• KVKK: Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (15 Soruda) (Türkçe)

Son kontrol: 8 Kasım 2026

Kaynak: yzdersleri.com/ders/haftalik-is-raporu-taslagi/ · Yapay Zeka Dersleri