E-posta ve yazışmada yapay zekâ
- Okuma süresi: 4 dk
- Kod bilgisi gerekmez
Bu derste e-posta, dilekçe, teşekkür ve ret yazısı gibi günlük yazışmaları yapay zekâyla nasıl hazırlayacağınızı öğreneceksiniz. Ayrıca yazıya hangi bilgileri hiç koymamanız gerektiğini ve son kontrolün neden sizde kalması gerektiğini göreceksiniz.
Aklınıza bir soru mu takıldı?
Komutta amacı, okuru ve tonu belirtin
Yapay zekâ bilmediği bağlamı tahmin eder. “Bir e-posta yaz” dediğinizde ortaya herkese uyabilecek, yani kimseye tam uymayan bir metin çıkar. Anthropic’in komut rehberi basit bir sınama öneriyor: Komutunuzu konudan habersiz bir iş arkadaşınıza gösterin. O şaşırıyorsa yapay zekâ da şaşırır.
Komuta üç şeyi yazın: metni kim okuyacak, ondan ne istiyorsunuz, nasıl bir biçim ve ton bekliyorsunuz. Aşağıdaki önce/sonra örneğine bakın.
Zayıf komut
Apartman yöneticisine asansör için e-posta yaz.
Güçlü komut
Apartman yöneticimize asansör arızası hakkında e-posta yazmama yardım et. Asansör iki haftadır çalışmıyor ve durumu geçen hafta sözlü olarak bildirmiştim. Yönetici tanıdığım biri; kibar ama kararlı olmak istiyorum.
İstediğim şey: arızanın bu hafta içinde giderilmesi ve onarım gününün yazılı olarak bildirilmesi. En fazla 120 kelime olsun, resmî ama sıcak bir dille yazılsın, sonunda teşekkür edilsin. Ad ve daire numarasını ADI SOYADI ve DAİRE NO olarak bırak.
Yapay zekâ çıktısı (örnek)
Konu: Asansör arızası hakkında ikinci bildirim
Sayın yöneticimiz, binamızın asansörü iki haftadır çalışmıyor. Durumu geçen hafta size sözlü olarak iletmiştim. Özellikle yaşlı komşularımız için bu durum ciddi bir zorluk yaratıyor.
Arızanın bu hafta içinde giderilmesini ve onarımın yapılacağı günün tarafıma yazılı olarak bildirilmesini rica ederim. Anlayışınız için teşekkür ederim.
Saygılarımla, ADI SOYADI, DAİRE NO
Çıktıdaki “yaşlı komşularımız” ifadesine dikkat edin. Komutta yoktu; yapay zekâ kendiliğinden eklemiş. Bu tür eklemeleri fark etmek, aşağıdaki son kontrolün işidir.
Aynı metni farklı tonlarda isteyin
Tonu bir kez ayarlayıp bırakmayın. İlk taslaktan sonra “aynı metni biraz daha kısa” ya da “daha sıcak” demek, sıfırdan yazmaktan çok daha hızlıdır. Yazı türüne göre başlıca ton farkları şunlardır:
- Dilekçe: Muhatap, konu ve talep ilk paragrafta net olsun. Kurumun istediği bir biçim ya da zorunlu bilgi varsa onu siz yazın; yapay zekâ bunu bilmeyebilir.
- Teşekkür: Neye teşekkür ettiğinizi somut söyleyin. Genel teşekkür metinleri samimi durmaz.
- Ret yazısı: Gerekçeyi tek cümleyle verin, alternatif ya da ileride yeniden görüşme önerin. Kapıyı kapatmadan reddedin.
Komut
Aşağıdaki iş teklifini reddeden kısa bir e-posta yaz. Ton nazik ama net olsun. Gerekçe tek cümle olsun: bu dönem yeni iş alacak kapasitemiz yok. İleride yeniden görüşmeye açık olduğumuzu belirt. Teklif: Bir derneğin yıllık etkinlik broşürünün hazırlanması. Ardından aynı metnin biraz daha sıcak bir sürümünü yaz.
Tonu tarif etmek zor geliyorsa kendi yazdığınız eski bir e-postayı örnek olarak ekleyin ve “bu üslupla yaz” deyin. Anthropic’in rehberine göre örnekler, biçimi, tonu ve yapıyı yönlendirmenin en güvenilir yollarından biridir. Örnek metinde kişisel bilgi varsa önce onu yer tutucuyla değiştirin.
Teşekkür yazısı için küçük bir örnek komut: “Ekibimize iki saat ayırıp sunum yapan bir meslektaşıma kısa bir teşekkür e-postası yaz. Samimi olsun, üç cümleyi geçmesin, abartılı övgü içermesin.”
Yapay zekâya yazmamanız gerekenler
Yazışma taslağı isterken çoğu zaman gerçek isimleri, adresleri ve rakamları da yapıştırırız. Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun (KVKK) rehberleri bu konuda açık: Kişiyi doğrudan ya da dolaylı olarak tanımlayan bilgileri araca girmeyin, başkalarına ait bilgileri ilgili kişinin haberi olmadan yazmayın ve yalnızca gerçekten gereken bilgiyle yetinin. Sağlık, finans ve hukuki süreç bilgilerinde ise daha da temkinli olun.
İş yerinde ayrıca kurumun politikası geçerlidir. KVKK’nın iş yerleri dokümanı, hangi aracın hangi amaçla ve hangi bilgilerle kullanılabileceğini kurumun belirlemesini, kaynak kod, iş stratejisi ve ürün tasarımı gibi hassas bilgilerin dış araçlarla paylaşılmamasını öneriyor. Kurumunuzda böyle bir kural varsa önce onu öğrenin.
İpucu
Yer tutucu yöntemini kullanın. Metni ADI SOYADI, TUTAR, TARİH gibi yer tutucularla hazırlatın; gerçek bilgileri taslağı kopyaladıktan sonra kendiniz yazın. Hem veri paylaşmamış olursunuz hem de yanlış yazılmış bir isim riskinden kurtulursunuz.
Son kontrol sizde
KVKK, yapay zekâ çıktılarının nihai karar olarak değil, insan denetimi altında destekleyici bir unsur olarak kullanılmasını öneriyor. Yazıyı gönderen siz olduğunuz için sorumluluk da sizdedir. Göndermeden önce şu listeyi izleyin:
- Ad, unvan ve hitap doğru mu?
- Tarih, tutar, numara ve ek bilgileri asıl belgeyle karşılaştırdınız mı?
- Yazıda sizin söylemediğiniz bir ayrıntı var mı? Varsa çıkarın.
- Metinde sizi bağlayan bir söz ya da taahhüt var mı? Gerçekten vermek istiyor musunuz?
- Ton karşı tarafa ve ilişkinize uygun mu?
Kendinizi deneyin
Bir müşterinin şikâyet mektubuna yanıt taslağı hazırlatacaksınız. Aşağıdakilerden hangisi en doğru yaklaşımdır?
Kaynaklar
- KVKK: İş Yerlerinde Üretken Yapay Zekâ Araçlarının Kullanımı (duyuru sayfası) (Türkçe)
- KVKK: İş Yerlerinde Üretken Yapay Zekâ Araçlarının Kullanımı (doküman) (Türkçe, PDF)
- KVKK: Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi, 15 Soruda (duyuru sayfası) (Türkçe)
- KVKK: Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (rehber metni) (Türkçe, PDF)
- Anthropic: Açık ve doğrudan komut yazma (İngilizce)
Kaynak: yzdersleri.com/ders/e-posta-ve-yazismada-yapay-zeka/ · Yapay Zeka Dersleri
Dersi bitirdiniz mi?
İşaretlerseniz menüde ve ilerleme çubuğunda görünür. Bu bilgi yalnızca sizin tarayıcınızda saklanır.
Öğrenme yolunda sıradaki ders: Uzun bir YouTube videosunu Gemini ile özetletmek
Bu ders işinize yaradı mı?
Anonim oydur; kişisel veri toplanmaz.
