Toplantıdan karara: karar kaydı ve takip listesi

Bu ders genel bilgi verir; uzman görüşünün yerine geçmez. Toplantı kaydı, çalışan verisi ve kişisel verilerin korunması konularında kesin hüküm vermez; kendi durumunuz için avukatınıza veya veri koruma uzmanınıza danışın.

Küçük işletmelerde toplantı çoğu zaman “bir şeyler konuştuk” hissiyle biter; iki hafta sonra kimse neye karar verildiğini, kimin ne yapacağını hatırlamaz. Yapay zekâ notları düzenli bir karar kaydına çevirebilir, ama karar çıkıp çıkmadığına ve gerekçeye insanlar karar verir.

Aklınıza bir soru mu takıldı?

Sorunuzu ya da aradığınız konuyu yazın Ders bul

Bu derste neler öğreneceksiniz?

• Not, tutanak ve karar kaydı arasındaki farkı
• Karar kaydının alanlarını ve gerekçenin neden önemli olduğunu
• Yapay zekânın konuşulanı karara çevirmesini nasıl engelleyeceğinizi
• Haftalık kısa bir takip düzenini nasıl kuracağınızı

Not, tutanak, karar kaydı

Not, ne konuşulduğunu; tutanak, kurumsal bir kayıt olarak kimlerin hazır bulunduğunu ve ne görüşüldüğünü; karar kaydı ise ne kararlaştırıldığını, neden böyle kararlaştırıldığını ve kimin ne zamana kadar ne yapacağını anlatır. Kamu kurumları için tutanak hazırlama ayrı bir derstir; bu ders işletme sahibinin bir sayfalık karar kaydına odaklanır. Görev listesini çıkarmak için toplantı notlarından görev listesi dersi de var.

Karar kaydının alanları şunlardır: karar (tek cümle, fiille biten), karara götüren soru, değerlendirilen seçenekler, gerekçe (hangi veriye dayandı), karşı görüş, sorumlu (tek kişi), bitiş tarihi, gözden geçirme tarihi ve başarı ölçütü. Gerekçe alanını toplantıda söylenenlerden doldurun; sonradan akla yatkın bir gerekçe uydurmak, yapay zekânın en kolay yaptığı ve en zararlı hatalardandır.

Karar çıkmadıysa “karar çıkmadı” yazın

“Belki yeni ürünü deneriz” cümlesi bir karar değildir. Yapay zekâ bu tür cümleleri çoğu zaman karara çevirir, çünkü her satırı doldurmaya yönelir. Komutta açıkça belirtin: karar cümlesi notlarda açıkça geçmiyorsa “karar çıkmadı” yazsın. Sorumlusu söylenmemiş maddelere “belirtilmemiş” yazdırın. Tarih “haftaya” gibi göreli söylendiyse onu tarihe siz çevirin.

Kişisel Verileri Koruma Kurumunun iş yerleri belgesi, çıktıların nihai karar dayanağı olarak değil, insan denetimi altında destekleyici unsur olarak ele alınmasını öneriyor; müşteri dosyaları, insan kaynakları verileri ve iç yazışmaların paylaşılmasını ise uygun bulunmayabilecek kullanımlar arasında sayıyor. Toplantı notunda çalışan performansı, izin ya da sağlık gibi bilgiler geçiyorsa o satırları araca vermeyin; kişileri Katılımcı 1, Katılımcı 2 gibi kodlayın. Üretken yapay zekâ rehberi de ad, telefon ve kimlik gibi bilgilerin araçlara girilmemesini öneriyor.

Toplantıyı kaydeden yapay zekâ araçlarında katılımcılara önceden bilgi verme ve izin alma ayrı bir konudur; bu araçlarla ilgili izin ve bilgilendirme derslerine bakın. Bu derste notlar elle ya da sizin yazdığınız kısa özetle hazırlanır.

Yapay zekânın burada yanılabileceği yerler

• Konuşulan bir fikri karar gibi yazabilir.
• Sorumluyu, konuşmanın akışından tahmin edip bir kişiye atayabilir.
• “Haftaya”, “ay sonuna kadar” gibi ifadeleri yanlış bir takvim tarihine çevirebilir.
• Toplantıda söylenmeyen, ama makul görünen bir gerekçe ekleyebilir.
• Karşı görüşleri özetlerken silebilir ya da yumuşatabilir.

Adım adım uygulama

Ücretsiz yol yeterlidir: kâğıt ya da kelime işlemcideki notlarınız ve yapay zekâ asistanının ücretsiz kullanımı. Toplantı kaydı gerektiren ücretli bir araç şart değildir.

1. Toplantı sırasında kısa notlar tutun; kimin ne dediğinden çok ne kararlaştırıldığını işaretleyin.
2. Toplantıdan sonra aynı gün notları temizleyin: kişileri kodlayın, kişisel ve hassas bilgiyi çıkarın.
3. Karar kaydı komutunu çalıştırın.
4. Çıktıyı notlarla satır satır karşılaştırın; notlarda olmayan her ifadeyi silin.
5. “Karar çıkmadı” yazılan konuları bir sonraki toplantının gündemine alın.
6. Sorumlusu belirtilmemiş maddelere toplantı katılımcıları arasından tek bir kişi atayın ve tarihi kendiniz yazın.
7. Kaydı katılımcılara gönderin ve itirazlarını isteyin.
8. Her hafta on dakikalık bir takipte açık maddeleri gözden geçirin.

Kontrol listesi

• Her kararın notlarda dayanağı var mı?
• Her maddenin tek bir sorumlusu ve tarihi var mı?
• Karşı görüşler kayıtta duruyor mu?
• Kişisel ve hassas bilgiyi araca vermedim mi?
• Kayıt katılımcılara onay için gönderildi mi?

Sık yapılan hatalar

• Aracın düzenli listesine bakıp kararın gerçekten verildiğini varsaymak.
• Birden çok sorumlu yazmak; herkesin sorumlu olduğu işin sahibi yoktur.
• Gerekçeyi sonradan yazmak.
• Kaydı kimseyle paylaşmamak ve sonra kimsenin hatırlamamasına şaşırmak.

Kendinizi deneyin

Kaynaklar

• Kişisel Verileri Koruma Kurumu: İş Yerlerinde Üretken Yapay Zekâ Araçlarının Kullanımı (Türkçe)
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu: Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (15 Soruda), 24 Kasım 2025 (Türkçe)

Son kontrol: 8 Kasım 2026

Kaynak: yzdersleri.com/ders/toplantidan-karara-karar-kaydi-ve-takip-listesi/ · Yapay Zeka Dersleri