Kendi işinizde yapay zekâ: Toplantı, rapor, karar notu ve sunum
- Okuma süresi: 4 dk
- Kod bilgisi gerekmez
Yöneticinin gününü toplantılar, okunacak raporlar, yazılacak karar notları ve sunumlar doldurur; bunların hepsi yapay zekânın taslak üretmekte güçlü olduğu işlerdir. Bu derste bu dört işte zaman kazanırken kararın ve imzanın sizde kalmasını sağlayan bir çalışma düzeni kuracaksınız.
Aklınıza bir soru mu takıldı?
Bu derste neler öğreneceksiniz?
- Toplantı gündemi ve tutanak taslağı hazırlatmayı
- Uzun bir raporu karar soruları üzerinden okutmayı
- Seçenekleri ve riskleri dengeli anlatan bir karar notu taslağı çıkarmayı
- Kararınızı karşı görüşle sınamayı
Toplantı: gündemden tutanağa
İyi bir toplantı, iyi bir gündemle başlar. Toplantının amacını, katılımcıların rolünü ve süresini verip her madde için hedeflenen sonucu yazan bir gündem isteyebilirsiniz. Toplantıdan sonra kendi notlarınızdan kararlar, sorumlular ve tarihlerden oluşan bir tutanak taslağı çıkartabilirsiniz.
Toplantıyı kaydedip yazıya döktürmeyi düşünüyorsanız önce katılımcıları bilgilendirin ve kurumunuzun bu konudaki kuralını öğrenin; ses kaydı ve konuşmalar kişisel veri içerir. KVKK’nin iş yerlerinde üretken yapay zekâ belgesi, kişisel ve gizli verilerin herkese açık araçlara girilmemesini, gerektiğinde ad, tarih ve yer yerine anonimleştirilmiş ve genelleştirilmiş ifadeler kullanılmasını önerir. Tutanak taslağında kişi adları yerine görev unvanlarını kullanmak kolay bir başlangıçtır.
Tutanak komutu
Aşağıda bugünkü yönetim toplantısından aldığım notlar var. Kişi adları yerine unvanlar yazdım. Notlardan şu başlıklarla bir tutanak taslağı çıkar: alınan kararlar, her karar için sorumlu unvan ve hedef tarih, açık kalan konular. Notlarda olmayan bir karar ya da tarih ekleme; belirsiz olanları “netleştirilecek” diye işaretle.
Raporu karar soruları üzerinden okumak
Önünüze gelen kırk sayfalık bir raporu yapay zekâya özetletmek kolaydır; ama genel bir özet, sizin vermeniz gereken kararı kaçırabilir. Bunun yerine kararınızı soru olarak yazın ve raporun bu sorulara ne cevap verdiğini, her cevabın raporun hangi sayfasına dayandığını isteyin. Uzun metinleri özetletmenin genel kuralları için sitedeki “Uzun bir metni doğru özetletmek” dersine bakabilirsiniz.
Karar notu ve karşı görüş
Karar notu, bir kararın gerekçesini kurum içinde kalıcı hâle getirir. Yapay zekâ seçenekleri aynı ölçütlerle karşılaştıran bir taslak çıkarabilir. Ama hangi ölçütün daha önemli olduğu, kurumun değerleri ve paydaşların beklentisi sizin bilginizdir. Taslağı aldıktan sonra yapay zekâdan kararınıza en güçlü itirazı yazmasını isteyin; bu, toplantıda gelecek soruya önceden hazırlanmanızı sağlar.
Zayıf komut
Yeni bir şube açmalı mıyız, karar notu yaz.
Güçlü komut
Bir sivil toplum kuruluşunun genel koordinatörüyüm. Yönetim kuruluna, gönüllü eğitim programını çevrim içi mi yüz yüze mi sürdüreceğimize dair bir karar notu sunacağım. Bildiğim bilgiler şunlar: (BİLGİLERİ BURAYA YAZIN). Bu bilgilere dayanarak tek sayfalık bir karar notu taslağı yaz: arka plan, iki seçenek, her seçeneğin maliyet, erişim, kalite ve risk açısından değerlendirmesi, önerim için boş bir bölüm. Benim vermediğim rakam ve bilgi ekleme; eksik bilgi gerekiyorsa liste hâlinde sor.
Karşı görüş komutu
Yukarıdaki karar notunda yüz yüze eğitimi önermeye karar verdim. Yönetim kurulunun en eleştirel üyesi gibi davran ve bu öneriye en güçlü üç itirazı yaz. Her itiraz için hangi ek bilginin benim cevabımı güçlendireceğini söyle.
Sunum
Sunumda yapay zekâ, karar notunuzu bir hikâye akışına çevirmekte işe yarar: sorun, seçenekler, öneri, istenen karar. Slayt sayısını ve dinleyiciyi söyleyin; her slayt için tek mesaj isteyin. Rakam ve grafiklerin kaynağını siz verin ve son hâlini kendi sesinizle prova edin.
Adım adım uygulama
- Bu haftaki bir toplantı için gündem taslağı hazırlatın.
- Toplantı sonrası notlarınızı unvanlarla yazın ve tutanak komutunu çalıştırın.
- Masanızdaki bir raporu üç karar sorusu üzerinden okutun ve sayfa dayanaklarını kontrol edin.
- Bir karar notu taslağı çıkarın, önerinizi kendiniz yazın.
- Karşı görüş komutuyla kararınızı sınayın.
Kontrol listesi
- Tutanaktaki her karar ve tarih notlarımda var mı?
- Komutlarda kişi adı, telefon ya da gizli bilgi kaldı mı?
- Rapor özetindeki her cevabın sayfa dayanağını kontrol ettim mi?
- Karar notundaki rakamlar benim verdiğim rakamlar mı?
- Öneri bölümünü ben mi yazdım?
Sık yapılan hatalar
- Toplantı kaydını katılımcıları bilgilendirmeden bir araca yüklemek.
- Raporu genel özetle okuyup kararın bağlı olduğu ayrıntıyı kaçırmak.
- Yapay zekânın eklediği rakamları kontrol etmeden kurula sunmak.
- Öneriyi de yapay zekâya bırakıp gerekçeyi savunamamak.
İpucu
Sık kullandığınız dört komutu, yani gündem, tutanak, karar notu ve karşı görüş komutlarını bir belgede saklayın ve köşeli boşlukları her seferinde doldurun. Aynı biçim, ekibinizin de notlarınızı daha hızlı okumasını sağlar.
Kendinizi deneyin
Toplantı notlarından tutanak hazırlatırken kişi adları yerine ne kullanmak daha güvenlidir?
Uzun bir raporu karar için okuturken en iyi yöntem hangisidir?
Karar notu taslağında hangi bölümü kendiniz yazmalısınız?
Karşı görüş komutunun amacı nedir?
Toplantıyı kaydedip yazıya döktürmeden önce ne yapmalısınız?
Bu dersten sonra: Kendi işinizde düzeni kurdunuz. Yoldaki bir sonraki ders “Ekibe yapay zekâyı yaymak: Eğitim, kurallar ve kurum politikası”. Orada bu deneyimi ekibinize yazılı kurallar ve eğitimle taşıyacaksınız.
Kaynaklar
- KVKK: İş Yerlerinde Üretken Yapay Zekâ Araçlarının Kullanımı (Türkçe)
- KVKK: Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (15 Soruda) (Türkçe)
Son kontrol: 8 Kasım 2026
Kaynak: yzdersleri.com/ders/yonetici-toplanti-rapor-karar-notu/ · Yapay Zeka Dersleri
Dersi bitirdiniz mi?
İşaretlerseniz menüde ve ilerleme çubuğunda görünür. Bu bilgi yalnızca sizin tarayıcınızda saklanır.
Bu ders işinize yaradı mı?
Anonim oydur; kişisel veri toplanmaz.
