Kongre organizatörleri için yapay zekâ: program ve katılımcı
- Okuma süresi: 4 dk
- Kod bilgisi gerekmez
Kongre organizatörü, yüzlerce kişinin aynı anda doğru salonda, doğru saatte olmasını sağlar. İş; program, konuşmacı, katılımcı sorusu ve sponsor yazışmasından oluşur. Yapay zekâ bu yazı işlerinin bir kısmını hızlandırabilir. Bu derste hangi işleri, hangi sınırla yaptıracağınızı göreceksiniz.
Aklınıza bir soru mu takıldı?
Bu derste neler öğreneceksiniz?
- Kongre ve etkinlik örgütlerinin yapay zekâyı organizatörler için nasıl anlattığını
- Program ve oturum konusu taslağını nasıl hazırlatacağınızı
- Katılımcı sorularını yanıtlayan bir bilgi belgesi nasıl kuracağınızı
- Kayıt verisi ve sözleşme konusundaki sınırları
Meslekte gerçek kullanım: PCMA ve IAEE
Kongre yönetimi uzmanlarının meslek örgütü PCMA, sitesindeki bir yazıda organizatörler için yapay zekâ kullanımını iki başlıkta anlatıyor. Birincisi, veri örüntülerine bakan araçlar: katılımcılara günün her saati yanıt veren sohbet asistanları, katılımcı ile sergileyici eşleştiren öneriler, gerçek zamanlı çeviri ve altyazı. İkincisi, üretken yapay zekâ: oturum konusu fikri üretmek, e-posta yazmak, toplantı notlarını düzenlemek, içeriği yeniden kullanmak ve yerleşim planı taslağı çıkarmak.
Aynı yazı uyarıları da sıralıyor: veri, gizlilik ve etik kaygıları, algoritma yanlılığı, kişisel dokunuşun kaybı ve yapay zekânın çoğu zaman yanlış ya da sektöre uymayan çıktı verebilmesi. Bu yüzden komutu insanın yazması ve sonucu insanın denetlemesi gerekiyor.
Fuar ve etkinlik örgütü IAEE de benzer bir yazı yayımladı (adresine göre 30 Temmuz 2026 tarihli). Yazı, katılımcı sohbet asistanını anlatıyor ve bir asistanın yalnızca bilgi tabanı kadar yararlı olduğunu vurguluyor: doğru etkinlik bilgisini toplayın, soruların farklı biçimlerde sorulabileceğini düşünün, yayından önce iyice deneyin, ilk etapta küçük bir gruba açın. Yazı ayrıca yapay zekânın insan uzmanlığına destek olması, yerini almaması gerektiğini söylüyor. IAEE yazısı veri gizliliği konusuna değinmiyor; bu yüzden aşağıda bu boşluğu biz dolduruyoruz.
Üç somut kullanım
Birinci kullanım: program ve oturum taslağı. Kongrenin konusunu, hedef kitleyi ve süreyi araca verip oturum başlığı fikirleri istersiniz. Araç bir iskelet çıkarır. Konuşmacı seçimi ve konu uygunluğu hakkında karar sizin ve program kurulunuzundur.
İkinci kullanım: katılımcı bilgi belgesi. Ulaşım, kayıt, salon planı, yemek ve otopark gibi sabit bilgileri bir belgede toplarsınız. Araç bunlardan sık sorular için kısa yanıtlar yazar. Belgedeki bilgi yanlışsa tüm yanıtlar yanlış olur; bu yüzden belgeyi kendiniz kontrol edin ve küçük bir grup üzerinde deneyin.
Üçüncü kullanım: çok dilli duyuru ve sponsor yazısı. Programı ve yeri anlatan duyuruyu kısa ve sade yazdırır, yabancı katılımcılar için çeviri taslağı çıkarırsınız. Çeviriyi o dili bilen biri okur. Sponsor mektubunun dilini araç yazar; teklif koşullarını siz belirlersiniz.
Veri ve güvenlik sınırı
Kongre kaydında ad, kurum, e-posta, telefon, çoğu zaman kimlik ya da pasaport bilgisi, bazen diyet tercihi, erişilebilirlik ihtiyacı ve sağlık notu toplanır. Bunlar kişisel veridir; sağlık ve engel bilgisi özellikle hassastır. Kayıt tablosunu olduğu gibi bir yapay zekâ aracına yüklemeyin. Taslak için “üç yüz katılımcı, yüzde on vejetaryen” gibi toplu bilgi yeter.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun üretken yapay zekâ rehberine bakın; biz yalnızca sayfa özetini okuyabildik. Katılımcılara verdiğiniz aydınlatma metni, verinin ne için kullanıldığını söylemelidir; metni hukuk danışmanınıza kontrol ettirin.
Mesleğe özgü sınırlar: PCMA’nın saydığı kullanımlar arasında sözleşme incelemesi de var. Konuşmacı, salon ve sponsor sözleşmelerinin hukuki incelemesini yapay zekâya bırakmayın; avukata gösterin. Salon kapasitesi, tahliye ve acil durum planı gibi güvenlik konuları ilgili yetkililerle ve yazılı planınızla yürür. Katılımcıların yüz ifadesini ya da hareketini izleyen sistemler ayrıca kişisel veri riski taşır; kurmadan önce hukuk danışmanına sorun.
Adım adım uygulama
- Kongrenin konusunu, kitlesini ve süresini bir paragrafla yazın.
- Araçtan oturum başlığı fikirleri isteyin ve program kurulunuzla seçin.
- Sabit katılımcı bilgilerini tek belgede toplayın.
- Belgeden sık soru yanıtları yazdırın ve küçük bir gruba deneyin.
- Yabancı katılımcılar için çeviri taslağını ana dili bilen biriyle kontrol edin.
- Her duyuruyu yayımlamadan önce kendiniz okuyun.
Kontrol listesi
- Araca verdiğim belgede katılımcı adı, kimlik ya da sağlık bilgisi var mı?
- Bilgi belgesindeki saat ve yer doğru mu?
- Sözleşme konusunu avukata gösterdim mi?
- Çeviriyi anadili olan biri okudu mu?
Güçlü komut
Ben bir tıp kongresinin organizatörüyüm. Üç gün süren, 300 katılımcılı bir kongre için katılımcılara gidecek bir bilgi belgesinden sık sorulan on soru ve kısa yanıtlarını yaz. Bilgiler: kayıt masası sabah 08.00’de açılır, öğle yemeği salon önünde verilir, otopark ücretsizdir, kongre merkezi şehir merkezindedir. Yalnızca bu bilgileri kullan. Verilmeyen konular için “organizatöre sorun” yaz. Cümleler kısa olsun.
Zayıf komut
Kongre için sık sorulan sorular yaz.
Yapay zekâ çıktısı (örnek)
Soru: Kayıt masası ne zaman açılır? Yanıt: Her sabah 08.00’de. Soru: Öğle yemeği nerede? Yanıt: Salon önünde verilir. Soru: Otopark ücretli mi? Yanıt: Hayır, ücretsizdir. Soru: Vejetaryen menü var mı? Yanıt: Organizatöre sorun.
Sık yapılan hatalar
- Katılımcı kayıt tablosunu olduğu gibi araca yüklemek
- Sohbet asistanını denemeden tüm katılımcılara açmak
- Sözleşme metnini yalnızca yapay zekâya okutmak
- Çeviri duyurusunu kontrol ettirmeden göndermek
İpucu
Sık soru yanıtlarında “bilgi yoksa organizatöre sor” kuralını koyun. Böylece araç boşluğu uydurmak yerine katılımcıyı size yönlendirir.
Kendinizi deneyin
IAEE’nin yazısına göre bir sohbet asistanı neye bağlı olarak yararlıdır?
Kongre kayıt tablosu için en doğru davranış hangisidir?
Konuşmacı ve salon sözleşmeleri için ne yapılmalıdır?
Kaynaklar
- PCMA, It’s Time to Harness AI for Event Success (İngilizce)
- IAEE, The AI Edge for Events (İngilizce)
- KVKK, Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi, 15 Soruda (sayfa özeti) (Türkçe)
Son kontrol: 8 Kasım 2026
Kaynak: yzdersleri.com/ders/kongre-organizatorleri-icin-yapay-zeka-program-ve-katilimci/ · Yapay Zeka Dersleri
Dersi bitirdiniz mi?
İşaretlerseniz menüde ve ilerleme çubuğunda görünür. Bu bilgi yalnızca sizin tarayıcınızda saklanır.
Öğrenme yolunda sıradaki ders: Fuar organizatörleri için yapay zekâ: firma ve ziyaretçi
Bu ders işinize yaradı mı?
Anonim oydur; kişisel veri toplanmaz.
