Zapier otomasyonlarını ekipte düzenli bakım listesine alın
- Okuma süresi: 4 dk
- Kod bilgisi gerekmez
Bir otomasyonu kurmak kolaydır; asıl iş, aylar sonra hâlâ doğru çalıştığından emin olmaktır. Müşteri formundan tabloya veri aktaran bir Zap’in (Zapier’de bir uygulamadaki olayın başka bir uygulamada işlem başlatmasını sağlayan otomasyon) sessizce durduğunu bir müşteri sizi arayınca fark etmek istemezsiniz. Hata kontrolünü ve sahiplik sorusunu bir takvime bağlayarak Zapier otomasyonlarınızı ekipte düzenli bakım listesine alacaksınız.
Hemen yapın
- Ekipteki Zap’leri bir tabloya yazıp her birine bir sahip yazın.
- Takviminize haftalık on dakikalık bir “Zap geçmişi” bakışı ekleyin.
- Hata e-postalarının ekipte bakan birine gittiğini kontrol edin.
Önce ölçün
Ekibinizde kaç Zap çalışıyor, bunların kaçının sahibini adıyla söyleyebilirsiniz ve en son ne zaman hata geçmişine baktınız? Yazın: ___ Zap, ___ sahibi belli, son bakış: ___.
Aklınıza bir soru mu takıldı?
Zapier size neyi gösteriyor?
Zapier’in yardım sayfasına göre her çalışma bir durumla kaydedilir. “Errored” (hatalı) çalışma tamamlanamamıştır. “Safely halted” (güvenle durdurulmuş) çalışma bilerek durmuştur; çoğu zaman bir arama adımı sonuç bulamamıştır ve Zap’i kapatmaz. “On hold” (beklemede) çalışma, bağlantısı kopmuş bir uygulama gibi bir sorun çözülene kadar durur ve sonradan yeniden oynatılabilir. “Handled error” (ele alınmış hata) için sizin kurduğunuz yedek akış devreye girmiştir. “Scheduled” (planlanmış) çalışma hata vermiş ve otomatik yeniden denemeye alınmıştır. Zap geçmişini (Zap history) açıp hatalı bir çalışmaya girdiğinizde, hata veren adımda “Troubleshoot” sekmesi yapay zekâyla hazırlanmış çözüm önerileri gösterir; editördeki “Zap runs” bölümü ve Status bölümü de sorunları listeler.
Önemli bir kural da şu: Zapier’e göre bir Zap, son yedi günde yirmiden fazla çalışmış ve bunların yüzde 95’i hata vermişse kendiliğinden kapanır. Takım planlarında hesap sahibine e-posta gider ve 24 saatlik süre tanınır; Company planlarında bu süre 72 saattir. Yani gözünüz üzerinde değilse Zap’iniz bir hafta içinde sessizce kapanabilir. Planlar ve süreler değişebilir; güncel yardım sayfasını kontrol edin.
1. Zap listesi çıkarın ve her birine sahip atayın
Bir tabloya her Zap için şu sütunları açın: adı, ne yaptığı bir cümleyle, sahibi (kişi), yedek kişi, bağlı uygulamalar, son kontrol tarihi. Sahibi olmayan Zap’i bu listede kırmızı işaretleyin. Zapier, bir ekip üyesi ayrılırken önce o kişinin Zap’lerini ve bağlı uygulamalarını gözden geçirmenizi, Zap sahipliğini başka bir kullanıcıya aktarmanızı ve istenirse bunların CSV dosyasını (tablo biçiminde dışa aktarma) kayıt için almanızı öneriyor. Bu işlemler Team hesabı sahipleri ile Company hesabı yöneticilerine açık; menü adımlarını Zapier’in kullanıcı çıkarma yardım sayfasından kontrol edin.
2. Haftalık kısa kontrol yapın
Haftada bir, on dakikalık bir kontrol yeter. Zap geçmişinde son yedi güne bakın; hatalı ve beklemede kalan çalışmaları sayın. Bunlardan biri gerçek bir müşteri ya da sipariş kaydıysa kimin sorumlu olduğunu belirleyin. Hata düzeldikten sonra başarısız çalışmaları geçmişten yeniden oynatın (replay); Zapier’e göre bu sayede veri kaybolmaz. Geçici sorunlarda Zapier’in otomatik yeniden deneme özelliği (Autoreplay) çalışır.
3. Aylık gözden geçirme yapın
Ayda bir listeyi açın. Artık gerekmeyen Zap’leri kapatmayı düşünün. Bağlı uygulama hesaplarının şifre ya da yetki değişikliğinden etkilenip etkilenmediğine bakın. Birine yeni yetki verdiyseniz aynı gün listeye yazın. Otomasyonun neyi tetiklediğini ve yanlış çalışırsa kimin zarar göreceğini yeniden sorun; zarar büyükse çalışmayı insan onayına bağlamayı düşünün (bkz. insan denetimi, bir adımı insanın onaylaması).
4. Bakım listesini yapay zekâya hazırlatın
Kopyalayıp deneyin
Bir ekibin Zapier otomasyonları için haftalık ve aylık bakım kontrol listesi hazırla. Haftalık madde: Zap geçmişindeki hatalı ve beklemedeki çalışmaları incele, replay gereken var mı bak. Aylık madde: sahip ve yedek sahip listesini güncelle, bağlı uygulamaları gözden geçir, gereksiz Zap’leri belirle, hata e-postalarının doğru kişiye gittiğini kontrol et. Her madde için sorumlu ve tarih sütunu ekle. Zapier’in özellik adlarını uydurma; emin olmadığın yere [KONTROL ET] yaz.
Sonucu kontrol edin
- Her Zap’in adıyla bir sahibi ve yedek sahibi var mı?
- Listedeki özellik adlarını Zapier’de kendi ekranınızda gördünüz mü? Göremediğinizi silin.
- Hata e-postası, ekipte bakan birine mi gidiyor?
- Ayrılan bir çalışan için hangi adımları izleyeceğiniz yazılı mı?
Sonra ölçün
Bir ay sonra yazın: ___ Zap’in ___ tanesinin sahibi belli; haftalık kontrolü ___ kez yaptık; yeniden oynattığımız çalışma ___. Sessiz kalıp fark ettiğiniz hata sayısı düştü mü?
Gizlilik uyarısı
Zapier’de müşteri, personel ya da ödeme verisi taşıyan akışlar varsa bakım listesine yalnızca Zap adını ve sahibini yazın; veri örneklerini, kimlik ve hesap bilgilerini listeye, sohbet araçlarına ve yapay zekâ komutlarına kopyalamayın. Planlar, süreler ve menü adları değişebilir. Kişisel veri işleyen otomasyonlarda kurumunuzun kurallarına uyun.
Bir sonraki adım
Hata ve yeniden çalıştırma konusunu otomasyon araçlarından bağımsız görmek için Otomasyonu izlemek: kayıt, hata ve yeniden çalıştırma dersine, anahtar ve yetki yönetimi için Otomasyonda güvenlik dersine geçin. Henüz ilk Zap’inizi kurmadıysanız Zapier ile ilk otomasyonunuz dersinden başlayın. Zapier’in iş kolaylığı çoğu zaman bir API (uygulamaların birbiriyle konuşma kapısı) üzerinden bağlanmaya dayanır; bağlantı koparsa Zap da durur.
Kendinizi deneyin
Zapier’e göre bir Zap hangi durumda kendiliğinden kapanır?
Kaynaklar
- Zapier Yardım: How to troubleshoot errors in Zaps (İngilizce)
- Zapier Yardım: Safeguard business-critical Zaps when a team member transitions (İngilizce)
Kaynak: yzdersleri.com/ders/zapier-otomasyonlarini-ekipte-duzenli-bakim-listesine-alin/ · Yapay Zeka Dersleri
Dersi bitirdiniz mi?
İşaretlerseniz menüde ve ilerleme çubuğunda görünür. Bu bilgi yalnızca sizin tarayıcınızda saklanır.
Bu ders işinize yaradı mı?
Anonim oydur; kişisel veri toplanmaz.
